사내 공지 작성에서 가장 중요한 것은 직원이 읽고 바로 움직일 수 있게 만드는 것입니다. 공지는 예쁜 글이 아니라 업무 안내입니다. 제목만 보고도 대상자와 행동이 보여야 하고, 본문을 읽으면 언제부터 무엇을 해야 하는지 알 수 있어야 합니다.
한국 회사의 사내 공지는 휴무 안내, 시스템 점검, 근무제도 변경, 복지 신청, 보안 안내, 정산 마감, 교육 일정처럼 다양합니다. 그런데 모든 공지를 같은 말투로 길게 쓰면 직원이 중요한 내용을 놓칩니다. 공지마다 “누구에게 필요한지”와 “무엇을 해야 하는지”를 먼저 정해야 합니다.
제목에 대상과 행동을 넣습니다
사내 공지는 제목이 절반입니다. “안내드립니다” 같은 제목은 직원이 열어보기 전까지 내용을 알 수 없습니다. “전 직원 건강검진 신청 안내”, “영업팀 6월 정산 자료 제출 요청”, “5월 31일 사내 시스템 점검 안내”처럼 대상과 행동이 들어가야 합니다.
제목 예시는 아래처럼 잡으면 됩니다.
- 전 직원 6월 대체휴무 사용 일정 안내
- 마케팅팀 광고비 정산 자료 제출 요청
- 5월 31일 22시 사내 메신저 점검 안내
- 신규 보안 정책 적용에 따른 비밀번호 변경 요청
- 하반기 교육 신청 기간 안내
제목이 길어져도 괜찮습니다. 직원이 제목만 보고 자기에게 필요한 공지인지 알 수 있다면 좋은 제목입니다.
첫 문단에는 결론을 씁니다
사내 공지 첫 문단에는 배경 설명보다 결론이 먼저 와야 합니다. 직원은 왜 바뀌었는지보다 내가 무엇을 해야 하는지 먼저 봅니다. 예를 들어 시스템 점검 공지라면 “5월 31일 금요일 22시부터 23시까지 사내 그룹웨어 접속이 제한됩니다”를 먼저 써야 합니다.
근무제도 변경 공지라면 “6월 1일부터 시차출퇴근 신청 방식이 그룹웨어 신청으로 변경됩니다”처럼 쓰면 됩니다. 배경은 그다음 문단에 짧게 붙이면 충분합니다.
본문에는 다섯 가지를 넣습니다
사내 공지 본문에는 대상자, 적용일, 변경 내용, 직원이 해야 할 일, 문의처가 들어가면 됩니다.
- 대상자: 전 직원, 특정 부서, 입사자, 관리자, 외근자
- 적용일: 시작일, 종료일, 마감일, 점검 시간
- 변경 내용: 무엇이 달라지는지
- 해야 할 일: 신청, 제출, 확인, 변경, 참석
- 문의처: 담당 부서, 담당자, 메일, 내선, 채널
이 다섯 가지가 없으면 직원은 다시 물어보게 됩니다. 공지는 질문을 줄이기 위해 쓰는 글이므로 문의가 자주 생기는 항목을 본문에 미리 넣어야 합니다.
휴무 공지 예시
[전 직원] 6월 대체휴무 사용 일정 안내
6월 대체휴무 사용 가능 기간은 6월 3일부터 6월 28일까지입니다. 사용을 원하는 직원은 최소 3영업일 전까지 그룹웨어에서 휴가 신청을 완료해 주세요. 팀별 업무 공백을 줄이기 위해 같은 팀 내 동시 사용 인원은 팀장 승인 기준으로 조정됩니다. 문의는 경영지원팀으로 연락해 주세요.
휴무 공지는 감성적인 문구보다 신청 방법과 마감일이 중요합니다. 직원이 어디에서 신청해야 하는지, 언제까지 신청해야 하는지, 승인 기준이 무엇인지 보여야 합니다.
시스템 점검 공지 예시
[전 직원] 5월 31일 사내 시스템 점검 안내
5월 31일 금요일 22시부터 23시까지 사내 그룹웨어 점검이 진행됩니다. 점검 시간에는 메일, 전자결재, 게시판 접속이 일시적으로 제한될 수 있습니다. 결재 상신과 자료 제출은 점검 전까지 완료해 주세요. 긴급 문의는 IT지원 채널로 남겨주시기 바랍니다.
시스템 점검 공지는 영향을 받는 서비스와 직원 행동을 같이 써야 합니다. “점검 예정”이라고만 쓰면 직원은 메일이 되는지, 결재가 되는지 알 수 없습니다.
근무제도 변경 공지 예시
[전 직원] 시차출퇴근 신청 방식 변경 안내
6월 1일부터 시차출퇴근 신청 방식이 기존 메신저 신청에서 그룹웨어 신청으로 변경됩니다. 신청은 근무 전날 18시까지 가능하며, 팀장 승인 후 적용됩니다. 기존에 메신저로 신청하던 방식은 5월 31일까지만 운영됩니다. 자세한 신청 경로는 그룹웨어 공지 첨부 이미지를 확인해 주세요.
근무제도나 인사 제도 공지는 특히 조심해야 합니다. 단순 안내인지, 취업규칙이나 내부 규정 변경과 연결되는지 확인해야 합니다. 제도 변경 공지는 담당 부서 검토 후 발송하는 것이 안전합니다.
공지 채널을 나눕니다
네이버웍스 게시판 관리 안내에는 공지와 필독 게시글 작성, 게시판 권한 관리 같은 기능이 소개되어 있습니다. 전사 공지는 게시판이나 전사 채널에 남기고, 팀별 실행 공지는 팀 채널에 따로 올리는 방식이 좋습니다. 모든 공지를 카카오톡이나 메신저에만 올리면 나중에 찾기 어렵습니다.
Microsoft Teams의 조직 전체 팀 안내에서도 조직 전체 사용자가 포함되는 팀과 채널 운영 기준을 설명합니다. 전사 채널은 중요한 공지 중심으로 쓰고, 잡담이나 부서별 요청은 별도 채널로 나눠야 직원이 공지를 믿고 봅니다.
읽었는지 확인해야 하는 공지는 따로 표시합니다
보안, 개인정보, 근무제도, 필수 교육, 정산 마감처럼 확인이 필요한 공지는 그냥 올리고 끝내면 안 됩니다. 읽음 확인, 설문 응답, 댓글 확인, 신청 완료 여부 중 하나로 확인해야 합니다.
예를 들어 보안 공지는 “비밀번호를 변경하세요”에서 끝내지 말고 “6월 5일 18시까지 변경 후 설문에 완료 표시해 주세요”처럼 확인 방법을 넣어야 합니다. 직원이 해야 할 행동이 없으면 공지는 흘러갑니다.
피해야 할 표현
- 추후 안내 예정: 언제 안내할지 없으면 불안합니다.
- 관련자는 확인 바랍니다: 누가 관련자인지 모릅니다.
- 가능한 빨리: 마감 시간이 없습니다.
- 내부 사정으로: 직원에게 필요한 정보가 빠져 있습니다.
- 아래 내용 참고: 무엇을 해야 하는지 보이지 않습니다.
공지문은 친절한 말투보다 정확한 기준이 먼저입니다. 짧더라도 대상, 날짜, 행동, 문의처가 있으면 좋은 공지입니다.
작성 순서
- 공지 대상자를 정합니다.
- 직원이 해야 할 행동을 한 문장으로 적습니다.
- 적용일과 마감일을 확인합니다.
- 영향을 받는 서비스나 제도를 적습니다.
- 문의처를 넣습니다.
- 필독 여부와 읽음 확인 방법을 정합니다.
- 전사 채널인지 팀 채널인지 선택합니다.
사내 공지 작성은 정보를 많이 담는 일이 아니라 직원의 다음 행동을 분명하게 만드는 일입니다. 같은 공지도 제목과 첫 문단만 고쳐도 문의가 줄고 실행이 빨라집니다.
참고한 공식 자료
질문별 빠른 답
사내 공지에서 가장 중요한 정보는 무엇인가요?
누가, 언제부터, 무엇을 해야 하는지가 가장 중요합니다. 배경 설명보다 행동 기준을 먼저 보여줘야 합니다.
공지문이 길어질 때는 어떻게 하나요?
상단에 핵심 변경사항을 요약하고, 자세한 내용은 표나 첨부 링크로 분리하는 것이 좋습니다.
